۱۰ راهکار طلایی برای افزایش سرعت اکسل و پردازش سریع‌تر داده‌ها

آیا تا‌به‌حال با یک فایل اکسل سنگین کار کرده‌اید که برای هر تغییر کوچک، شما را چند ثانیه یا حتی چند دقیقه منتظر بگذارد؟ کندی اکسل، به‌خصوص هنگام کار با داده‌های زیاد، یک مشکل رایج و کلافه‌کننده است که می‌تواند بهره‌وری شما را به شدت کاهش دهد.

اگر شما هم از آن دسته افرادی هستید که با فایل‌های بزرگ و پیچیده اکسل سر و کار دارید و از کندی آن به ستوه آمده‌اید، خبر خوب این است که مجبور نیستید با این کندی کنار بیایید. در این مقاله، ابتدا دلایل اصلی کند شدن فایل‌ها را بررسی می‌کنیم و سپس ۱۰ راهکار عملی و مؤثر برای افزایش سرعت اکسل به شما معرفی می‌کنیم. با این ترفندهای سریع شدن اکسل، می‌توانید سرعت فایل‌های خود را به شکل چشمگیری بهبود دهید و محاسبات را سریع‌تر انجام دهید.

دلایل کند شدن فایل‌های اکسل

قبل از اینکه به راهکارهای افزایش سرعت اکسل بپردازیم، بهتر است ابتدا بدانیم چه عواملی باعث کندی این نرم‌افزار می‌شوند. اکسل دسکتاپ به دلیل محدودیت در منابع محاسباتی و حافظه کامپیوتر شما و همچنین به این دلیل که خود برنامه باید هم ذخیره‌سازی داده و هم تحلیل آن را مدیریت کند با چالش‌های عملکردی مواجه می‌شود.

عوامل اصلی کندی اکسل:

• حجم بالای داده‌ها: اکسل محدودیت ۱,۰۴۸,۵۷۶ سطر و ۱۶,۳۸۴ ستون دارد، اما حتی با داده‌های کمتر از این حد هم ممکن است عملکرد آن کند شود.
  
  
• فرمول‌های پیچیده و سنگین: فرمول‌های تودرتو و پیچیده، به خصوص آنهایی که از توابع متعدد استفاده می‌کنند، فشار زیادی به موتور محاسباتی اکسل وارد می‌کنند.
  
  
• توابع فرار (Volatile Functions): توابعی مانند NOW()، TODAY()، RAND()، OFFSET() و INDIRECT() با هر تغییری در صفحه گسترده، مجدداً محاسبه می‌شوند.
  
  
• ارجاع به کل ستون‌ها و سطرها: استفاده از ارجاعات مانند A:A یا 1:1 باعث می‌شود اکسل تمام سلول‌های آن محدوده را بررسی کند.
  
  
• فرمت‌دهی شرطی گسترده: استفاده بیش از حد از فرمت‌دهی شرطی، به خصوص در محدوده‌های بزرگ، می‌تواند عملکرد را کند کند.
  
  
• تعداد زیاد شیت‌ها و ارتباطات بین آن‌ها: هر چه تعداد شیت‌ها و ارتباطات بین آنها بیشتر باشد، اکسل باید محاسبات بیشتری انجام دهد.
  
  
• افزونه‌های غیرضروری: برخی افزونه‌ها می‌توانند منابع سیستم را مصرف کرده و باعث کندی اکسل شوند.

حال که با موانع افزایش سرعت فایل اکسل آشنا شدیم، بهتر است به سراغ راهکارهای طلایی برای رفع کندی اکسل برویم.

راهکارهای نرم‌افزاری برای افزایش سرعت excel

خوشبختانه برای حل بسیاری از مشکلات کندی، نیازی به تغییر سخت‌افزار یا خرید سیستم جدید ندارید. با اعمال چند تغییر هوشمندانه در تنظیمات و شیوه کار، می‌توانید با افزایش سرعت محاسبات در اکسل، جان تازه‌ای به پروژه‌های خود ببخشید.

در ادامه به توضیح مجموعه‌ای از راهکارهای نرم‌افزاری و ترفندهای سریع شدن اکسل می‌پردازیم که مستقیماً در خود برنامه قابل اجرا هستند و به بهینه‌سازی سرعت اکسل کمک شایانی می‌کنند

راهکار ۱: بهینه‌سازی فرمول‌ها

فرمول‌ها یکی از اصلی‌ترین موانع برای افزایش سرعت اکسل هستند. با بهینه‌سازی آنها می‌توانید تفاوت چشمگیری در سرعت فایل خود ایجاد کنید:

• ساده‌سازی فرمول‌های پیچیده: به جای نوشتن یک فرمول بزرگ و پیچیده، آن را به چند مرحله کوچک‌تر تقسیم کنید. این کار یکی از ترفندهای سریع شدن اکسل است که عیب‌یابی و اصلاح فرمول‌ها را نیز آسان‌تر می‌کند.
  
  
• استفاده از ستون‌های کمکی: به جای اینکه همه محاسبات را در یک فرمول انجام دهید، از ستون‌های کمکی برای محاسبات میانی استفاده کنید. این روش باعث می‌شود موتور محاسباتی اکسل بتواند کار را به صورت مرحله‌ای و بهینه‌تر انجام دهد.
  
  
• جایگزینی توابع سنگین با توابع سبک‌تر: برخی توابع در اکسل بار محاسباتی بیشتری دارند. برای مثال، استفاده از INDEX/MATCH به جای VLOOKUP در بسیاری موارد می‌تواند سرعت را افزایش دهد، به خصوص در جستجوهای پیچیده یا در داده‌های بزرگ.
  
  
• محدود کردن استفاده از توابع فرار: توابع فرار مانند NOW()، TODAY()، RAND()، OFFSET() و INDIRECT() با هر تغییری در صفحه گسترده، مجدداً محاسبه می‌شوند. استفاده بیش از حد از این توابع، یکی از قاتلان افزایش سرعت excel است.

راهکار ۲: مدیریت هوشمندانه داده‌ها

نحوه مدیریت داده‌ها تأثیر مستقیمی بر افزایش سرعت اکسل و ارتقای عملکرد آن دارد:

• استفاده از جداول اکسل (Excel Tables): جداول اکسل (که با Ctrl+T ایجاد می‌شوند) مزایای ساختاری زیادی نسبت به داده‌های آزاد دارند. آنها به‌طور خودکار محدوده‌های قالب‌بندی شده را گسترش می‌دهند، ستون‌های با سرصفحه خودکار ایجاد می‌کنند و فرمول‌ها را به‌طور خودکار به سطرهای جدید اعمال می‌کنند.
  
  
• حذف سطرها و ستون‌های خالی: سطرها و ستون‌های خالی در میان داده‌ها می‌توانند توالی محاسبات اکسل را کند کنند. آنها را حذف کنید.
  
  
• کاهش محدوده استفاده شده (Used Range): اکسل برای ذخیره حافظه و کاهش اندازه فایل، سعی می‌کند فقط اطلاعات مربوط به محدوده‌ای که استفاده شده‌است را ذخیره کند. گاهی اوقات عملیات ویرایش و قالب‌بندی مختلف، محدوده استفاده شده را بسیار فراتر از محدوده‌ای که شما درحال‌حاضر استفاده می‌کنید، گسترش می‌دهد. برای بررسی محدوده قابل‌مشاهده استفاده‌شده در یک کاربرگ، از Ctrl+End استفاده کنید.
  
  
• مدیریت محدوده‌های دارای نام (Named Ranges): محدوده‌های دارای نام می‌توانند فرمول‌نویسی را ساده‌تر کنند، اما تعداد زیاد آنها می‌تواند باعث افزایش حجم فایل و کاهش سرعت شود. برای رفع کندی اکسل محدوده‌های غیرضروری را حذف کنید.

راهکار ۳: تغییر تنظیمات محاسباتی اکسل

تنظیمات پیش‌فرض اکسل همیشه بهترین گزینه برای افزایش سرعت اکسل در فایل‌های بزرگ و پیچیده نیست:

• تغییر حالت محاسبات به دستی (Manual): در فایل‌های بزرگ با فرمول‌های پیچیده، تغییر حالت محاسبات از خودکار به دستی می‌تواند تفاوت چشمگیری در افزایش سرعت محاسبات در اکسل ایجاد کند. برای این کار، به تب Formulas بروید و در بخش Calculation Options گزینه Manual را انتخاب کنید. با این کار، فرمول‌ها فقط زمانی محاسبه می‌شوند که شما کلید F9 را فشار دهید.
  
  
• افزایش تنظیمات تکرار (Iteration Settings): تنظیمات تکرار پایین‌تر، بازگشت‌های فرمول‌های پیچیده را محدود می‌کند که برای کاهش اندازه فایل مهم است. اما هزینه این کار کاهش سرعت اکسل است؛ بنابراین افزایش تکرارها می‌تواند عملکرد را بهبود بخشد. در منوی گزینه‌های اکسل، Formulas > Calculation options > Iteration را پیدا کنید و حداکثر تکرارها را از ۱۰۰ به ۲۰۰ یا ۵۰۰ افزایش دهید.
  
  
• بهینه‌سازی تنظیمات شتاب‌دهنده گرافیکی: گاهی اوقات غیرفعال کردن شتاب‌دهنده گرافیکی می‌تواند باعث بهبود عملکرد شود و افزایش سرعت اکسل را درپی داشته باشد، به خصوص در سیستم‌های قدیمی‌تر. برای این کار به File > Options > Advanced بروید و در بخش Display گزینه “Disable hardware graphics acceleration” را علامت بزنید.
  
  
• استفاده از نسخه ۶۴ بیتی اکسل: نسخه ۳۲ بیتی اکسل محدودیت حافظه ۲ گیگابایت دارد، اما نسخه ۶۴ بیتی چنین محدودیتی ندارد. اگر با فایل‌های بزرگ کار می‌کنید، استفاده از نسخه ۶۴ بیتی می‌تواند تفاوت قابل‌توجهی ایجاد کند.

راهکار ۴: استفاده از ابزارهای پیشرفته اکسل

اکسل ابزارهای پیشرفته‌ای برای مدیریت داده‌های بزرگ ارائه می‌دهد که در افزایش سرعت اکسل مؤثرند، ولی بسیاری از کاربران از آنها بی‌اطلاع هستند:

• معرفی و نحوه استفاده از Power Query: Power Query ابزاری قدرتمند برای وارد کردن، تبدیل و بارگذاری داده‌ها در اکسل است. بااستفاده‌از آن می‌توانید داده‌های بزرگ را بدون نیاز به بارگذاری کامل آنها در کاربرگ، پردازش کنید. برای دسترسی به Power Query، به تب Data رفته و از بخش Get & Transform Data استفاده کنید.
  
  
• استفاده از Data Model برای مدیریت داده‌های بزرگ: Data Model به شما امکان می‌دهد منابع داده (پایگاه‌های داده، API‌ها، CSV‌ها، صفحات گسترده و سایر انواع فایل) را به صورت جداول داده به اکسل متصل کنید.
  
  
• بهره‌گیری از Power Pivot برای تحلیل داده‌های حجیم: Power Pivot یک رابط گرافیکی برای پیوند مجموعه‌های داده در فیلدهای مطابق، انجام تبدیل‌های سطح ستون و ایجاد جداول محوری و فیلترها است.

راهکار ۵: کاهش حجم فایل

فایل‌های کوچک‌تر معمولاً سریع‌تر باز می‌شوند و عملکرد بهتری دارند؛ بنابراین کاهش حجم فایل با افزایش سرعت اکسل همراه است:

• ذخیره فایل با فرمت xlsb به جای xlsx: فرمت xlsb (Excel Binary Workbook) فایل‌های کوچک‌تری نسبت به xlsx ایجاد می‌کند و می‌تواند سرعت باز شدن و ذخیره‌سازی فایل‌های بزرگ را افزایش دهد.
  
  
• حذف سبک‌های (Styles) غیرضروری: با گذشت زمان، کاربرگ‌های اکسل می‌توانند تعداد زیادی سبک غیرضروری جمع کنند. برای حذف آنها، به تب Home بروید و روی یک سبک در پنل Styles راست کلیک کرده و گزینه Delete را انتخاب کنید.
  
  
• فشرده‌سازی تصاویر و اشیاء گرافیکی: تصاویر با وضوح بالا و گرافیک‌های پیچیده می‌توانند حجم فایل را افزایش دهند. از ابزار فشرده‌سازی تصاویر داخلی در تنظیمات قالب تصویر به‌منظور افزایش سرعت اکسل استفاده کنید.
  
  
• پاکسازی فرمت‌دهی اضافی: گاهی اوقات، فرمت‌دهی اضافی می‌تواند در سلول‌هایی که به نظر خالی می‌رسند، باقی بماند. برای پاکسازی این فرمت‌دهی، سلول‌ها را انتخاب کرده و از کلید میانبر Alt+E+A+F استفاده کنید (یا به Home > Editing > Clear > Clear Formats بروید).

راهکارهای سخت‌افزاری برای افزایش سرعت اکسل

گاهی اوقات، بهترین راهکارهای نرم‌افزاری هم نمی‌توانند مشکل کندی اکسل را در سیستم‌های ضعیف حل کنند. در این موارد، ارتقای سخت‌افزار می‌تواند راه‌حل مناسبی برای افزایش سرعت فایل اکسل باشد.

راهکار ۶: ارتقای سیستم

• افزایش حافظه رم (RAM): اکسل برای کار با فایل‌های بزرگ به حافظه زیادی نیاز دارد. کامپیوتر متوسط با ۸ گیگابایت رم برای فایل‌های معمولی کافی است، اما برای فایل‌های بزرگ و پیچیده، حداقل ۱۶ یا ۳۲ گیگابایت رم توصیه می‌شود.
  
  
• استفاده از پردازنده‌های قوی‌تر: انتخاب یک پردازنده قدرتمند چند هسته‌ای می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی باعث افزایش سرعت اکسل شود. برای اکسل، سرعت کلاک بالاتر معمولاً مهم‌تر از تعداد هسته‌ها است؛ زیرا بسیاری از عملیات اکسل تک‌رشته‌ای هستند.
  
  
• اهمیت حافظه کش (Cache) پردازنده: به دنبال پردازنده‌هایی با حداقل ۸-۱۲ مگابایت حافظه کش باشید، ترجیحاً با همبستگی کش بالا برای عملکرد بهتر هنگام کار با صفحات گسترده‌ای که محاسبات زیادی دارند.
  
  
• استفاده از حافظه‌های SSD: درایوهای SSD نسبت به هارد دیسک‌های معمولی، سرعت خواندن و نوشتن بسیار بالاتری دارند. استفاده از SSD می‌تواند سرعت باز شدن، ذخیره‌سازی و عملکرد کلی اکسل را بهبود بخشد، به خصوص هنگام کار با فایل‌های بزرگ، افزایش سرعت اکسل محسوس خواهد بود.

راهکار ۷: مدیریت منابع سیستم

حتی با سخت‌افزار قوی، مدیریت ضعیف منابع می‌تواند باعث کندی اکسل شود:

• بستن برنامه‌های غیرضروری هنگام کار با اکسل: برنامه‌های دیگر، به خصوص مرورگرهای وب، می‌توانند مقدار زیادی از حافظه رم را مصرف کنند. بستن برنامه‌های غیرضروری می‌تواند حافظه بیشتری را آزاد کند و باعث افزایش سرعت اکسل شود.
  
  
• آزادسازی حافظه سیستم: استفاده از ابزارهای مدیریت حافظه یا راه‌اندازی مجدد سیستم قبل از کار با فایل‌های بزرگ اکسل می‌تواند به آزادسازی حافظه و بهبود عملکرد کمک کند.
  
  
• بهینه‌سازی عملکرد ویندوز: تنظیمات عملکرد ویندوز را برای بهترین کارایی تنظیم کنید. به Control Panel > System > Advanced system settings > Performance Settings بروید و گزینه “Adjust for best performance” را انتخاب کنید.

راهکارهای پیشرفته و حرفه‌ای افزایش سرعت اکسل

برای کاربران حرفه‌ای که با حجم بسیار زیادی از داده‌ها کار می‌کنند، راهکارهای پیشرفته‌تری نیز وجود دارد.

راهکار ۸: استفاده از سرور ابری

• معرفی مفهوم سرور ابری و مزایای آن: سرور ابری یا Cloud Server، یک سرور مجازی است که در یک محیط ابری میزبانی می‌شود. استفاده از سرور ابری برای پردازش فایل‌های اکسل می‌تواند قدرت پردازشی بسیار بیشتری نسبت به کامپیوتر شخصی فراهم کند.
  
  
• نحوه استفاده از سرور ابری برای پردازش فایل‌های اکسل: می‌توانید با آپلود فایل‌های اکسل خود در سرور ابری از راه دور با آنها کار کنید. این روش به خصوص برای فایل‌های بسیار بزرگ که در کامپیوتر شخصی به کندی اجرا می‌شوند مفید است.
  
  
• مقایسه هزینه-فایده استفاده از سرور ابری: اگرچه استفاده از سرور ابری هزینه دارد، اما صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری می‌تواند این هزینه را توجیه کند، به خصوص برای کسب‌وکارهایی که با حجم زیادی از داده‌ها سر و کار دارند.

راهکار ۹: تکنیک‌های پیشرفته برنامه‌نویسی

• استفاده از VBA برای بهینه‌سازی عملیات: VBA (Visual Basic for Applications) می‌تواند برای اتوماسیون و بهینه‌سازی بسیاری از عملیات در اکسل استفاده شود. با استفاده‌از VBA می‌توانید فرایندهای تکراری را خودکار کنید و شاهد افزایش سرعت اکسل در پروژه‌های خود باشید.
  
  
• نکات مهم در نوشتن کدهای VBA کارآمد:
  • از متغیرهای صریح استفاده کنید (Option Explicit)
  • حلقه‌های For Each را به جای For…Next در آرایه‌ها استفاده کنید
  • از Application.ScreenUpdating = False برای غیرفعال کردن به‌روزرسانی صفحه هنگام اجرای کد استفاده کنید
  • داده‌ها را در آرایه‌ها بارگذاری کنید نه در سلول‌های فردی
    
    
• استفاده از توابع API ویندوز برای افزایش سرعت اکسل: برای عملیات پیچیده‌تر، می‌توانید از توابع API ویندوز در کدهای VBA استفاده کنید که معمولاً سریع‌تر از توابع داخلی VBA هستند.
  
  
• جایگزینی فرمول‌های پیچیده با کدهای VBA: در برخی موارد، استفاده از توابع سفارشی VBA به جای فرمول‌های پیچیده می‌تواند سرعت محاسبات را افزایش دهد.

راهکار ۱۰: استراتژی‌های طراحی هوشمندانه فایل

• تقسیم فایل‌های بزرگ به چند فایل کوچک‌تر: گاهی اوقات، بهترین راه‌حل برای افزایش سرعت اکسل این است که یک فایل بزرگ را به چند فایل کوچک‌تر تقسیم کنید. این کار می‌تواند سرعت پردازش را افزایش دهد و خطر از دست دادن داده‌ها را کاهش دهد.
  
  
• طراحی ساختار بهینه برای داده‌ها: داده‌های خود را به گونه‌ای سازماندهی کنید که پردازش آنها آسان‌تر باشد. برای مثال، استفاده از ساختار جدولی به جای ساختارهای پیچیده می‌تواند به بهبود عملکرد کمک کند.
  
  
• استفاده از لینک‌های هوشمند بین فایل‌ها: اگر مجبور به استفاده از چندین فایل هستید، از لینک‌های هوشمند بین آنها استفاده کنید. سعی کنید از ارجاعات ساده سلولی استفاده کنید که روی کاربرگ‌های بسته کار می‌کنند.
  
  
• تکنیک‌های پیشرفته مدیریت داده: از تکنیک‌هایی مانند نرمال‌سازی داده‌ها، حذف داده‌های تکراری و استفاده از ساختارهای داده کارآمد برای بهینه‌سازی سرعت اکسل استفاده کنید.

راه‌حل تضمینی برای افزایش سرعت اکسل با ابر فردوسی

تمام راهکارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری که بررسی کردیم، برای افزایش سرعت اکسل بسیار مؤثر هستند. اما همه آن‌ها یک نقطه ضعف مشترک دارند: شما همچنان به منابع سخت‌افزاری کامپیوتر شخصی خود محدود هستید. در مواجهه با فایل‌های چند گیگابایتی، تحلیل‌های آماری سنگین یا کار تیمی روی یک پروژه بزرگ، حتی قوی‌ترین کامپیوترهای رومیزی نیز ممکن است به زانو درآیند.

اما اگر راهی وجود داشت که بدون نیاز به ارتقاء دائمی سیستم یا درگیر شدن با تنظیمات پیچیده، اکسل را روی یک ابرکامپیوتر اجرا کنید؟ اینجاست که سرور ابری ابر فردوسی به عنوان راه رهایی از این محدودیت‌ها وارد میدان می‌شود.

چرا سرور ابری بهترین گزینه برای حرفه‌ای‌هاست؟

• دیگر حجم فایل اهمیتی ندارد. شما به مقادیر بسیار بالایی از RAM و CPU دسترسی دارید که به شما اجازه می‌دهد سنگین‌ترین فایل‌ها را در چند ثانیه باز کنید و پیچیده‌ترین محاسبات را آنی انجام دهید.
  
  
• شما و همکارانتان می‌توانید از هر دستگاهی (حتی یک لپ‌تاپ ضعیف) به همان محیط قدرتمند متصل شوید و به صورت همزمان روی یک پروژه کار کنید.
  
  
• سرورهای ابر فردوسی مجهز به سیستم‌های پشتیبان‌گیری خودکار و زیرساخت امنیتی پیشرفته هستند.
  
  
• در ابر فردوسی نگرانی برای بیرون پریدن از برنامه، خرابی فایل یا از دست رفتن اطلاعات به دلیل مشکلات سخت‌افزاری معنا ندارد.
  
  
• به جای پرداخت هزینه‌های گزاف برای خرید یا ارتقاء یک سیستم قدرتمند که شاید فقط چند بار در ماه به تمام قدرت آن نیاز داشته باشید، در ابر فردوسی تنها به اندازه نیازتان هزینه پرداخت می‌کنید.

افزایش سرعت اکسل: سخن پایانی ابر فردوسی

در این مقاله، ۱۰ راهکار طلایی برای افزایش سرعت اکسل و پردازش سریع‌تر داده‌ها را بررسی کردیم. بعضی از آن‌ها مربوط به سخت‌افزار سیستم شما می‌شد و برخی به بهینه‌سازی‌های نرم‌افزاری و برخی نیز اقدامات پیشرفته‌ای بود که همه آن‌ها باعث بهبود قابل‌توجه عملکرد اکسل شما می‌شوند.

به یاد داشته باشید که بهترین نتیجه معمولاً از ترکیب چندین راهکار حاصل می‌شود. بسته به نوع فایل و نیازهای شما، ممکن است برخی راهکارها مؤثرتر از بقیه باشند؛ بنابراین توصیه می‌کنیم روش‌های مختلف را امتحان کنید و ببینید کدام یک برای شما بهترین نتیجه را دارد.

امیدواریم این راهکارها به شما کمک کند تا تجربه کار با اکسل را لذت‌بخش‌تر کنید و زمان کمتری را منتظر تکمیل محاسبات بمانید. اگر تجربیات یا نکات دیگری در مورد افزایش سرعت اکسل دارید، خوشحال می‌شویم آنها را با ما به اشتراک بگذارید.

پرسش‌های متداول درباره «افزایش سرعت اکسل»